مقدمة

لقد سمعنا جميعًا القول المأثور القديم: "يمكنك أن تملك أفضل خطة في العالم، ولكن بدون الأشخاص المناسبين...". أنت تعلم البقية. خلال عقد من الزمن قضيتها كمدير مشاريع، أصبح هذا القول أكثر واقعية من أي وقت مضى. بالطبع، تعدّ مخططات جانت الدقيقة وتقييمات المخاطر أمرًا حيويًا، لكن السحر الحقيقي لإدارة المشاريع يكمن في الأشخاص الذين يعملون معك.

لفترة طويلة جدًا، طغت الجوانب التقنية لإدارة المشاريع، مثل العمليات والأدوات والمنهجيات، على الأهمية الحاسمة للعنصر البشري. لكن الحقيقة هي: يقف وراء كل مشروع ناجح فريق من الأفراد الذين يعملون بتناغم، مدفوعين برؤية مشتركة، ومخولين لتحقيق التميز.

وهنا يأتي دور مجال "الناس" في صدارة المشهد. إنه يتعلق بخلق بيئة يشعر فيها الأفراد بالتقدير والدافع والتجهيز للمساهمة بأفضل ما لديهم. ويتعلق بتعزيز التعاون، ومعالجة النزاعات بشكل بنّاء، وضمان شعور الجميع بأنهم مسموعون ومفهومون. فعندما تستثمر في الناس، فأنت لا تبني فريق مشروع فحسب، بل تزرع قوة مضاعفة يمكنها أن تحقق نتائج استثنائية.

وضع الأساس

قبل كتابة سطر واحد من التعليمات البرمجية أو رسم مخطط أولي، يتوقف نجاح مشروعك على خطوة أولى حاسمة: بناء الفريق المناسب وتمهيد الطريق للنجاح التعاوني.

بناء الفريق

في حين أن الخبرة الفنية ضرورية، إلا أن تجميع فريق مشروع عالي الأداء يتجاوز مجرد وضع علامة على قائمة بالمهارات. إنه يتعلق باختيار مجموعة من الأشخاص ذوي نقاط القوة المتكاملة ووجهات النظر المتنوعة والقدرة على العمل معًا كوحدة متماسكة.

• مصفوفات المهارات: مخططك لتحقيق التوازن: تُعدّ مصفوفة المهارات سلاحك السري. تقوم هذه الأداة المرئية بمطابقة المهارات المطلوبة للمشروع مع خبرات أعضاء الفريق المحتملين، مما يضمن حصولك على المزيج المناسب من المواهب لكل مرحلة. ولا تقتصر على المهارات الصعبة (الخبرة الفنية) فحسب، بل تشمل أيضًا المهارات الشخصية مثل التواصل وحل المشكلات والتفكير النقدي.
• قوة التنوع: تتميز فرق العمل المتنوعة بطبيعتها بكونها أكثر ابتكارًا وقدرة على التكيف. ابحث عن أفراد من خلفيات وتخصصات وحتى شخصيات مختلفة لخلق بيئة عمل أكثر ثراءً وديناميكية. تذكر أن التنوع يشمل تنوع الأفكار، فرحّب بوجهات النظر والمناهج المختلفة.

تهيئة البيئة المناسبة

تخيل أوركسترا تحاول عزف سيمفونية بدون قائد أو نوتات موسيقية أو حتى إيقاع مشترك. فوضى، أليس كذلك؟ ينطبق المبدأ نفسه على فرق العمل. تعدّ القواعد الأساسية الواضحة وبروتوكولات الاتصال والتوقعات المتوافقة بمثابة النوتات الموسيقية الأساسية التي تنسّق الجهود الفردية في سيمفونية من النجاح.

• وضع قواعد أساسية واضحة: من قواعد السلوك في الاجتماعات وقنوات الاتصال إلى عمليات اتخاذ القرار وحل النزاعات، تعمل القواعد الأساسية المحددة على تقليل سوء الفهم والحفاظ على الجميع على نفس درجة التوافق. يمكن توثيق هذه القواعد في ميثاق الفريق الذي يساهم فيه الجميع ويتفقون عليه.
• التواصل هو الملك: حدّد أساليب الاتصال المفضلة وتكرار التحديثات ومسارات التصعيد لمعالجة العقبات. تأكد من أن الجميع يعرفون من يتصلون به للحصول على ما يريدون، وشجع التواصل المنفتح والشفاف.
• التوقعات المشتركة = الملكية المشتركة: حدّد بوضوح الأدوار والمسؤوليات وتوقعات الأداء من اليوم الأول. استخدم أدوات مثل مصفوفات RACI (مسؤول، مسؤول حسابيًا، تم استشارته، تم إعلامه) لتحديد الأدوار في القرارات والمخرجات الرئيسية. عندما يفهم الجميع دوره وكيف يساهم في الصورة الأكبر، فإن الشعور بالملكية والمسؤولية المشتركة يتبع ذلك بشكل طبيعي.

من خلال استثمار الوقت مقدمًا لبناء فريق متكامل ووضع إطار عمل واضح للتعاون، فإنك تُهيئ مشروعك - وأفرادك - للنجاح منذ البداية.

تعزيز النمو

يُعدّ الفريق جيد التنظيم نقطة انطلاق رائعة، ولكن لإطلاق العنان للأداء الفائق حقًا، تحتاج إلى تنمية بيئة عمل مزدهرة. وهذا يعني فهم ما يحفز فريقك، وتقديم الدعم للنمو، وتمكينهم من تحمل المسؤولية.

الدافع: وقود الإنجاز

فكّر في الدافع على أنه محرك مشروعك. ولكن مثل أي محرك، فإنه يحتاج إلى الوقود المناسب للعمل بسلاسة. في حين أن المكافآت الخارجية (الدافع الخارجي) مثل المكافآت لها مكانها، غالبًا ما ينبع الدافع الحقيقي والمستدام من الداخل (الدافع الداخلي).

• الاستفادة من محفزات الدوافع الداخلية: افهم ما الذي يدفع كل عضو في الفريق حقًا. هل هو التحدي الذي يمثله المشروع، الرغبة في الإتقان، الشعور بالهدف؟ حدّد نهجك لمواءمة المهام مع دوافع كل فرد.
• التقدير والمكافأة: احتفل بالنجاحات، سواء كانت كبيرة أم صغيرة. قدّر الإنجازات علنًا، وقدم كلمات التشجيع، وقدم مكافآت ملموسة تلقى صدى لدى فريقك.
• الاحتفال بالمراحل الهامة: قسّم المشاريع الكبيرة إلى مراحل يمكن إدارتها مع تحديد معالم واضحة. احتفل بهذه الإنجازات كفريق واحد للحفاظ على الزخم وتعزيز الشعور بالتقدم.

الإرشاد والدعم

لا يقتصر دور القائد الحقيقي على إصدار الأوامر، بل يوجه فريقه ويدعمه ويمكّنه من النمو. وهذا من شأنه أن يعزز ثقافة التعلم والتحسين المستمرين، مما يعود بالفائدة على الفرد والمشروع على حد سواء.

• كن مرشدًا، ليس مجرد مديرًا: حدّد مواعيد منتظمة للاجتماعات الفردية لتقديم الإرشاد، ومناقشة الأهداف المهنية، وتقديم ملاحظات بناءة.
• خلق فرص للتعلم: شجع أعضاء الفريق على حضور المؤتمرات والمشاركة في ورش العمل أو التعامل مع مهام صعبة من شأنها أن تصقل مهاراتهم.
• الملاحظات هي هدية: عزّز ثقافة ينظر فيها إلى الملاحظات على أنها أداة للنمو، وليست انتقادًا. شجع على تبادل الملاحظات البنّاءة بشكل منتظم بين جميع أعضاء الفريق.

التمكين من خلال الثقة

إن التفويض الفعال هو أكثر من مجرد التخلص من المهام - إنه يتعلق بتمكين فريقك من تحمل المسؤولية والارتقاء إلى مستوى التحدي. وهذا يبني الثقة ويعزز المعنويات ويؤدي في النهاية إلى عمل ذو جودة أعلى.

• التفويض بشكل مسؤول: لا تكتفِ بتسليم المهام - فوض السلطة. حدّد التوقعات بوضوح، ووفّر الموارد اللازمة، ثم تراجع للسماح لفريقك بامتلاك الحل.
• تشجيع الاستقلالية (في حدود المعقول): اسمح بالمرونة في كيفية التعامل مع المهام وشجع أعضاء الفريق على أخذ زمام المبادرة وحل المشكلات بشكل مستقل.
• الاحتفال بالنجاحات (والتعلم من الاخفاقات): عندما يشعر أعضاء الفريق بالتمكين والثقة، فمن المرجح أن يخاطروا ويبتكروا. احتفل بالنجاحات علنًا وحلل الإخفاقات كفرص للتعلم دون إلقاء اللوم.

من خلال خلق بيئة عمل يشعر فيها الأفراد بالتقدير والدعم والتمكين، لن تعزز الروح المعنوية والإنتاجية فحسب، بل ستنمّي أيضًا فريقًا من الأفراد المتحمسين والمتفرغين الذين يستثمرون في نجاح المشروع - وبعضهم البعض.

التعاون والتوافق

حتى مع وجود فريق عمل متحمس و ماهر ، يمكن أن تخرج المشاريع بسهولة عن مسارها دون تواصل وتعاون فعالين. وهذا يعني التأكد من أن الجميع يعملون نحو نفس الأهداف، والتعامل مع الخلافات بشكل بنّاء، وإبقاء جميع أصحاب المصلحة على اطلاع ومشاركة.

الفهم المشترك

يُعدّ سوء التواصل أصل العديد من مشاكل المشاريع. فمن الاختلافات في تفسير المتطلبات إلى تضارب الأولويات، يمكن لانعدام الفهم المشترك أن يُفشل بسرعة حتى أفضل فرق العمل نية.

• ابدأ بقوة مع اجتماع الانطلاق: يُشبه اجتماع الانطلاق الذي يدار بشكل جيد البوصلة، حيث يحدد اتجاه المشروع بأكمله. استغل هذه الفرصة لتوضيح الأهداف والأدوار وقنوات الاتصال والتوقعات بشكل واضح.
• تصوّر تقدمك: الصورة تغنيك عن ألف كلمة (أو رسالة بريد إلكتروني!). استخدم أدوات إدارة المشاريع البصرية مثل لوحات كانبان أو مخططات جانت لتوفير عرض مشترك وشفاف للتقدم والمتابعة.
• التحديثات المنتظمة للتقدم: يُحافظ التواصل المستمر على توافق جميع الأطراف وإطلاعهم. نفّذ اجتماعات منتظمة لمتابعة الحالة، واستخدم مساحات العمل التعاونية، ولا تستهن بقوة الاجتماعات السريعة "Stand up meetings" للتحقق اليومي.

الصراعات: فرصة للنمو (وليس للتدمير!)

لا مفرّ من الصراع داخل فريق العمل، لكن لا يتعيّن أن يكون ضارًّا. فمن خلال التعامل معه بشكل بنّاء، يمكن للصراع أن يُطلق شرارة الابتكار ويؤدي إلى حلول أفضل.

• كن وسيطًا للصراع: اخلق مساحة آمنة للحوار المنفتح القائم على الاحترام. شجّع الاستماع الفَعّال والتعاطف والتركيز على إيجاد قواسم مشتركة بدلاً من إلقاء اللوم.
• ركّز على المصالح، وليس المواقف: تعمّق لفهم الاحتياجات والدوافع الكامنة التي تقف وراء موقف كل طرف. غالبًا ما يكشف ذلك عن مجالات غير متوقعة للاتفاق.
• اسعَ إلى حلول مُرضية للجميع: اسعَ إلى حلول تُلبّي مخاوف جميع الأطراف المعنيّة. قد يتطلّب ذلك التنازل والإبداع والاستعداد لاستكشاف حلول بديلة.

إشراك أصحاب المصلحة:

يُمثّل أصحاب المصلحة شريان الحياة لمشروعك. فموافقتهم ودعمهم وملاحظاتهم في الوقت المناسب أمر بالغ الأهمية للنجاح.

• حدّد أصحاب المصلحة: أنشئ سجلًا لأصحاب المصلحة لتوثيق أدوارهم ومصالحهم ومخاوفهم وتفضيلاتهم في الاتصال.
• أدر التوقعات بشكل استباقي: أبلغ بأهداف المشروع وجداوله والمخاطر المحتملة بشكل واضح مُسبقًا. اطلب الملاحظات بانتظام وعالج المخاوف على الفور لتجنّب المفاجآت والحفاظ على الثقة.
• خصّص اتصالك: لا يحتاج جميع أصحاب المصلحة (أو يريدون!) نفس مستوى التفاصيل. خصّص استراتيجيات الاتصال لتناسب احتياجاتهم المعلوماتية المحددة وقنواتهم المفضلة.

من خلال تعزيز بيئة تعاونية قائمة على التواصل الواضح وحلّ النزاعات بشكل بنّاء ومشاركة أصحاب المصلحة بشكل استباقي، ستخلق نظامًا بيئيًا للمشروع يزدهر فيه العمل الجماعي ويكون النجاح إنجازًا مشتركًا.

المضي قدمًا: الحفاظ على الزخم

يُعدّ الوصول إلى قمة نجاح المشروع أمرًا مُبهجًا، لكنّ الرحلة لا تنتهي عند هذا الحد. يُعدّ الحفاظ على الأداء العالي وتعزيز ثقافة التحسين المستمر أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على صحة الفريق على المدى الطويل وتحقيق التميز المستمر في المشروع.

قوة التقدير

لا يُعدّ التقدير مجرد تكتيك لإشعار الناس بالراحة - بل هو أداة فعّالة لرفع المعنويات والدافع، وفي النهاية، الإنتاجية. عندما يشعر أعضاء الفريق بالتقدير، فمن المرجح أن يبذلوا قصارى جهدهم.

• احتفل بالانتصارات، كبيرة كانت أم صغيرة: قدّر إنجازات الأفراد والفرق - من الوصول إلى معلم هام إلى إظهار مهارات استثنائية في حل المشكلات.
• اجعله أمرًا شخصيًا وذي معنى: نادرًا ما يلقي قول "عمل جيد" صدى لدى الناس. خصّص بعض الوقت لفهم ما الذي يحفز كل عضو في الفريق وخصّص تقديرك وفقًا لذلك. قد يتراوح ذلك من ملاحظة تقدير مكتوبة بخط اليد إلى بطاقة هدية صغيرة.
• التعزيز الإيجابي يقطع شوطًا طويلاً: قدّر الجهود والمبادرة والمساهمات الإيجابية بشكل منتظم. يُعزز التعزيز الإيجابي السلوكيات المرغوبة ويُعزز بيئة عمل داعمة ومُشجعة.

التحسين المستمر

هناك دائمًا مجال للتحسين. من خلال تعزيز ثقافة التغذية الراجعة المنفتحة وعقلية التعلّم المستمر، يمكن لفريقك رفع مستوى أدائه بشكل مستمر.

• اجعل التغذية الراجعة أمرًا طبيعيًا: شجّع على تدفق ثنائي الاتجاه للتغذية الراجعة - سواء كانت إيجابية أم بناءة. اطرح التغذية الراجعة كفرصة للنمو، وليست انتقادًا، وتأكّد من تقديمها بشكل محترم مع التركيز على الحلول.
• مراجعات المشاريع: الدروس المستفادة: في نهاية كل مشروع (أو حتى كل مرحلة)، أجرِ مراجعة منظمة للمشروع. ما الذي سار بشكل جيد؟ ما الذي كان من الممكن أن يكون أفضل؟ وثّق الدروس المستفادة واستخدمها لتوجيه المشاريع المستقبلية وتحسين العمليات.
• عزّز عقلية النمو: شجّع التجريب والرغبة في الخروج من مناطق الراحة. احتفل بالتعلّم من النجاحات والإخفاقات على حدّ سواء، واخلق مساحة آمنة لتجربة مناهج جديدة دون الخوف من اللوم.

تذكّر أنّ بناء وقيادة فرق مشاريع عالية الأداء هي رحلة مستمرة. من خلال إعطاء الأولوية للتقدير وتعزيز ثقافة التغذية الراجعة و التحسين المستمر، يمكنك تحقيق نجاح مشروع استثنائي ومستدام.

الخاتمة:

العنصر البشري: ميزتك التنافسية في إدارة المشاريع

كما استكشفنا خلال هذه الرحلة عبر مجال "الناس"، من الواضح أنّ إدارة المشاريع هي أكثر بكثير من مجرد جداول زمنية وميزانيات ومُخرجات. إنها تتعلق بفهم الأفراد الذين يُحيون تلك المشاريع وتحفيزهم وتمكينهم.

لا شك أنّ المهارات الفنية مُهمّة، لكنّ قدرتك على التواصل مع فريقك وإلهامهم وتوجيههم هي التي ستُحدّد نجاحك في النهاية. إنّ الاستثمار في "مهاراتك في التعامل مع الناس" هو استثمار في إمكاناتك القيادية - وهو استثمار يُدرّ عوائد هائلة.

لذا، زملائي قادة المشاريع، أدعوكم إلى الاهتمام بالعنصر البشري في إدارة المشاريع. واصلوا صقل مهاراتكم القيادية داخل هذا المجال "الناس". عزّزوا بيئة عمل يزدهر فيها الأفراد ويزدهر التعاون ويكون النجاح نصرًا مشتركًا. لأنّه في النهاية، لا يتعلق الأمر بإدارة المشاريع فحسب - بل بقيادة الناس.

احترف القيادة واكثر من خلال الدبلومة المهنية لادارة المشاريع الاحترافية مع د. احمد السنوسي من هنا