المقدمة:

إدارة المشاريع، وهي تخصص أساسي لتحقيق النجاح في أي مسعى، تعتمد على إطار عمل قوي يوجه المهنيين عبر عملية معقدة لتنظيم، وتنفيذ، وتسليم المشاريع. ويُحدد دليل PMBOK® هذا الإطار من خلال عنصرين رئيسيين: مجالات المعرفة الرئيسية وعمليات المشروع.

بينما لم تعد مؤسسة إدارة المشاريع (PMI) تختبر بشكل صريح على عمليات المشروع الخمس التقليدية، فإن فهمها يُقدم أساسًا قويًا لفهم محتوى الامتحان وفهم تعقيدات إدارة المشاريع. تستكشف هذه المقالة هذه العناصر الأساسية، مشيرةً إلى كيفية ارتباطها معًا لضمان نجاح تسليم المشروع.

التعمق في عالم إدارة المشاريع عبر استكشاف:

• مجالات المعرفة الرئيسية: اكتشف مجالات المعرفة العشرة الرئيسية لإدارة المشاريع، بدءًا من إدارة التكامل ونطاق العمل ووصولاً إلى إدارة المخاطر وإدارة أصحاب المصلحة، وفهم كيف تُشكل هذه المجالات لبنات بناء أي مشروع.
• عمليات المشروع: كشف النقاب عن عمليات المشروع الخمسة التقليدية - بدء، وتخطيط، وتنفيذ، ومراقبة وتحكم، وإغلاق - وتعرف على كيفية تقديمها نهجًا منظمًا لإدارة المشاريع عبر دورة حياتها.

سيُمكنك هذا الدليل الشامل من:

• فهم أعمق لإطار إدارة المشاريع: احصل على نظرة ثاقبة للمفاهيم والمبادئ الأساسية التي تُسند إدارة المشاريع الفعالة.
• نهج منظم لإدارة المشاريع: تعرف على كيفية التنقل عبر مراحل المشروع المختلفة، من مرحلة بدء المشروع إلى مرحلة إغلاقه، مع نهج منظم ومنهجي.
• منظور شامل لإدارة المشاريع: طور فهمًا شاملًا لمجموعة المهارات المتنوعة المطلوبة لإدارة المشاريع بنجاح.

سواء كنت مدير مشروع محترفًا أو مبتدئًا في المجال، ستزوّدك هذه المقالة بالمعرفة الأساسية للتميز في رحلة إدارة المشاريع.

أولا: مجالات المعرفة الرئيسية: أسس إدارة المشاريع

يحدد دليل PMBOK® ، وهو معيار عالمي معترف به لإدارة المشاريع، 10 مجالات معرفة رئيسية (KAs) تشكل حجر الأساس للتسليم الفعال للمشاريع. تمثل هذه المجالات مجموعة المهارات المتنوعة المطلوبة لإدارة تعقيدات أي مشروع، من المبادرات الصغيرة إلى المشاريع الضخمة.

يُعد فهم وإتقان كل مجال معرفة رئيسية أمرًا ضروريًا لتطوير نهج شامل لإدارة المشاريع، ما يُمكنك من مواجهة التحديات والفرص التي تنشأ خلال دورة حياة المشروع.

1. إدارة التكامل:

تُعد إدارة التكامل هي التخصص الشامل الذي يضمن أن تعمل جميع جوانب المشروع منسجمة معًا لتحقيق أهداف المشروع الكُلية. فكّر فيها كقائد الأوركسترا ، الذي يوجه كل آلة موسيقية (المهمة، العمل المنجز، المورد) لإنشاء أداء جميل ومُوحد.

العمليات الرئيسية في إدارة التكامل:

• وضع ميثاق المشروع: وهي وثيقة رسمية تُصرح بالمشروع وتُقدم نطاقه وهدفه وقيوده الأولية.
• إنشاء خطة إدارة المشروع: وثيقة شاملة تُحدد الاستراتيجيات والتكتيكات لإدارة المشروع، وتشمل جميع مجالات المعرفة ذات الصلة.
• إدارة خطوط أساس المشروع: إنشاء وتحكم خطة الأصلية للنطاق، والجدول الزمني، والميزانية كمعيار لقياس أداء المشروع.
• التحكم الكامل في التغييرات: إدارة والتحكم في التغييرات في خطة المشروع ، والتأكد من إبلاغ جميع أصحاب المصلحة وتقييم الآثار.
• إغلاق المشروع: إنهاء المشروع رسميًا، وتسليم العمل المنجز النهائي، وتوثيق الدروس المستفادة، و تحقيق إغلاق المشروع.

2. إدارة النطاق:

تركز إدارة النطاق على تحديد وإدارة حدود المشروع، والتأكد من إدراج العمل المنجز وإستبعاد العمل غير الضروري. يُعد هذا المجال أساسيًا لمنع زحف النطاق، و ضمان بقاء المشروع مركزًا على تحقيق نتائجه المقصودة.

العمليات الرئيسية في إدارة النطاق:

• تخطيط إدارة النطاق: تحديد العمليات لإدارة نطاق المشروع خلال دورة حياته.
• تحديد النطاق: إنشاء تعريف واضح وشامل للعمل المنجز وحدود المشروع.
• إنشاء هيكل تفكيك العمل (WBS): تفكيك العمل المنجز للمشروع إلى حزم عمل أصغر، و أسهل في التخطيط، و التتبع، و التنفيذ.
• التحقق من النطاق: التأكد من أن العمل المنجز للمشروع مُقبول رسميًا من قبل أصحاب المصلحة.
• التحكم في النطاق: إدارة التغييرات على نطاق المشروع، وضمان توثيق و موافقة أي تغييرات بشكل صحيح.

3. إدارة الجدول الزمني:

تركز إدارة الجدول الزمني على تخطيط وترتيب وإدارة أنشطة المشروع لإنجازها في مواعيد محددة وتحسين تخصيص الموارد. يُعد هذا المجال أساسيًا لضمان إنجاز المشروع في وقته وضمن الميزانية.

العمليات الرئيسية في إدارة الجدول الزمني:

• تخطيط إدارة الجدول الزمني: تحديد العمليات للتخطيط و إدارة جدول زمني المشروع.
• تحديد الأنشطة: تحديد و توثيق المهام المحددة التي يجب إنجازها لتحقيق العمل المنجز للمشروع.
• ترتيب الأنشطة: تحديد الترتيب المنطقي الذي يجب إنجاز أنشطة المشروع به.
• تقدير مُدة الأنشطة: تقدير الوقت المطلوب لإنجاز كل نشاط من أنشطة المشروع.
• وضع الجدول الزمني: إنشاء جدول زمني للمشروع، يشمل خطة مفصلة لإكمال جميع الأنشطة ضمن الإطار الزمني المحدد.
• التحكم في الجدول الزمني: مراقبة تقدم المشروع، وتحديد و إدارة انحرافات الجدول الزمني، و تنفيذ الإجراءات التصحيحية لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح.

4. إدارة التكلفة:

تركز إدارة التكلفة على التحكم في ميزانية المشروع والتأكد من استخدام الموارد بشكل فعال لتحقيق الأهداف المالية. يُعد هذا المجال حيويًا لضمان بقاء المشروع مُربحًا ويحقق عائد على الاستثمار.

العمليات الرئيسية في إدارة التكلفة:

• تخطيط إدارة التكلفة: تحديد العمليات للتخطيط و إدارة تكاليف المشروع.
• تقدير التكلفة: وضع تقديرات واقعية لتكاليف إنجاز كل نشاط من أنشطة المشروع.
• تحديد الميزانية: إنشاء ميزانية إجمالية للمشروع، تُشمل جميع التكاليف المُخطط لها.
• التحكم في التكلفة: مراقبة نفقات المشروع، و تحديد و إدارة اختلافات التكلفة، و تنفيذ الإجراءات التصحيحية للتحكم في التكلفة.

5. إدارة الجودة:

تركز إدارة الجودة على التأكد من أن المشروع يُلبي المعايير المُحددة ويُسلم عمل عالي الجودة. يُعد هذا المجال أساسيًا لإرضاء أصحاب المصلحة، و بناء سمعة للتميز، و تجنب إعادة العمل المكلفة.

العمليات الرئيسية في إدارة الجودة:

• تخطيط إدارة الجودة: تحديد العمليات لإدارة الجودة خلال دورة حياة المشروع.
• إدارة الجودة: تنفيذ عمليات الجودة المُخطط لها والتأكد من تلبية معايير الجودة.
• التحكم في الجودة: مراقبة جودة عمل المشروع، و تحديد و إدارة عيوب الجودة، و تنفيذ الإجراءات التصحيحية لضمان الجودة.

6. إدارة الموارد:

تركز إدارة الموارد على اكتساب وتخصيص وإدارة الموارد (البشر، المعدات، المواد) لضمان إنجاز المشروع في وقته. يُعد هذا المجال حاسمًا لزيادة استخدام الموارد وتحسين أداء المشروع.

العمليات الرئيسية في إدارة الموارد:

• تخطيط إدارة الموارد: تحديد العمليات للتخطيط وإدارة موارد المشروع.
• اكتساب الموارد: تحديد والحصول على الموارد اللازمة (البشر، المعدات، المواد) للمشروع.
• تطوير الفريق: بناء فريق مشروع عالي الأداء والتأكد من أن أعضاء الفريق يملكون القدرات والخبرة اللازمة.
• إدارة الفريق: قيادة وتحفيز فريق المشروع، وإدارة الصراعات في الفريق، والتأكد من دعم أعضاء الفريق بشكل مناسب.
• التحكم في الموارد: مراقبة استخدام الموارد، وتحديد وإدارة انحرافات الموارد، وتنفيذ الإجراءات التصحيحية لضمان استخدام الموارد بشكل فعال.

7. إدارة الاتصالات:

تركز إدارة الاتصالات على تخطيط و تنفيذ و إدارة قنوات الاتصال لضمان تدفق معلومات فعال بين أصحاب المصلحة. يُعد هذا المجال حاسمًا للحفاظ على مشاركة أصحاب المصلحة، و ضمان الشفافية، و حل الصراعات.

العمليات الرئيسية في إدارة الاتصالات:

• تخطيط إدارة الاتصالات: تحديد العمليات للتخطيط وإدارة الاتصالات.
• إدارة الاتصالات: تنفيذ عمليات الاتصال المُخطط لها والتأكد من أن أصحاب المصلحة يتلقون معلومات في وقت مناسب و ذات صلة.
• التحكم في الاتصالات: مراقبة فعالية الاتصال، وتحديد و إدارة حواجز الاتصال، و تنفيذ الإجراءات التصحيحية لتحسين الاتصال.

8. إدارة المخاطر:

تركز إدارة المخاطر على تحديد وتقييم وإدارة التهديدات والفرص المحتملة التي قد تؤثر على المشروع. يُعد هذا المجال أساسيًا لمنع المفاجآت، وتقليل الآثار السلبية، وزيادة الفوائد المحتملة.

العمليات الرئيسية في إدارة المخاطر:

• تخطيط إدارة المخاطر: تحديد العمليات للتخطيط وإدارة مخاطر المشروع.
• تحديد المخاطر: تحديد التهديدات والفرص المحتملة التي قد تؤثر على المشروع.
• إجراء تحليل نوعي للمخاطر: تقييم احتمالية وتأثير المخاطر لتحديد أولويات جهود إدارة المخاطر.
• إجراء تحليل كمي للمخاطر: تحديد تأثير المخاطر كميًا، باستخدام البيانات الرقمية والتحليل الإحصائي.
• تخطيط استجابات المخاطر: وضع خطط للتخفيف من التهديدات، وتعزيز الفرص، وإدارة المُشكلات.
• التحكم في المخاطر: مراقبة المخاطر، وتنفيذ استجابات المخاطر، وضبط خطط إدارة المخاطر حسب الاقتضاء.

9. إدارة المشتريات:

تركز إدارة المشتريات على تخطيط واكتساب و إدارة السلع و الخدمات من الموردين الخارجيين. يُعد هذا المجال حاسمًا لضمان أن يحصل المشروع على الموارد اللازمة من الموردين الخارجيين في وقت مناسب وبفعالية من حيث التكلفة.

العمليات الرئيسية في إدارة المشتريات:

• تخطيط إدارة المشتريات: تحديد العمليات للتخطيط وإدارة أنشطة المشتريات.
• إجراء المشتريات: تخطيط وتنفيذ أنشطة المشتريات، بما في ذلك إصدار العطاءات، واختيار الموردين، وتفاوض العقود.
• التحكم في المشتريات: مراقبة أداء المورد، وإدارة عقود المشتريات، وحل المشاكل المُتعلقة بالمشتريات.
• إغلاق المشتريات: إنهاء أنشطة المشتريات، وحل أي مشاكل قائمة، وإغلاق عقود الموردين رسميًا.

10. إدارة أصحاب المصلحة:

تركز إدارة أصحاب المصلحة على تحديد وتحليل وإدارة توقعات أصحاب المصلحة لترقية مشاركتهم ودعمهم. يُعد هذا المجال حاسمًا لكسب الموافقة، وحل الصراعات، وتحقيق نجاح المشروع.

العمليات الرئيسية في إدارة أصحاب المصلحة:

• تحديد أصحاب المصلحة: تحديد جميع الأفراد أو المنظمات الذين لهم مصلحة في المشروع والذين يمكن أن يُؤثروا على المشروع أو يُتأثروا بنتائجه.
• تخطيط مشاركة أصحاب المصلحة: وضع استراتيجيات لمشاركة أصحاب المصلحة، بما في ذلك خطط الاتصال، وجدول مواعيد الاجتماعات، وعمليات حل الصراعات.
• إدارة مشاركة أصحاب المصلحة: تنفيذ أنشطة المشاركة المُخطط لها والتأكد من أن أصحاب المصلحة مُطلعون ومُشاركين و راضين.
• التحكم في مشاركة أصحاب المصلحة: مراقبة مشاركة أصحاب المصلحة، وتحديد و إدارة مشاكل أصحاب المصلحة، و تكييف استراتيجيات المشاركة حسب الاقتضاء.

ثانيا: مجموعات العمليات: إطار عمل لأنشطة إدارة المشاريع

تقدم مجموعات العمليات الخمسة التقليدية إطارًا منظمًا ومتسلسلًا لإدارة المشاريع، وتوفر خريطة طريق لمراحل دورة حياة المشروع. بينما لم تعد (PMI) تختبر بشكل صريح هذه المجموعات، فإن فهمها يظل حيويًا لفهم طبيعة إدارة المشاريع المترابطة.

تُعد هذه المجموعات خيطًا، تربط مجالات المعرفة الرئيسية المُتنوعة في تدفق عمل متماسك، و تضمن نهجًا منظمًا لتسليم المشروع.

1. البدء: وضع أساس للنجاح

تُنشئ مجموعة عملية البدء أساس المشروع، وتحدد هدفه، ونطاقه، ومتطلباته الأولية. وهي تشبه وضع أساس لبناء، وضمان قاعدة صلبة للمراحل التالية.

الأنشطة الرئيسية في البدء:

• تحديد ميثاق المشروع: وهي وثيقة رسمية تُصرح بالمشروع، وتُحدد نطاقه الأولي، وأهدافه، وقيوده. وتُعد مهمة المشروع.
• تحديد وتوثيق أصحاب المصلحة: تحديد جميع الأفراد أو المنظمات التي لها مصلحة في المشروع، وتوثيق توقعاتهم و تأثيرهم المحتمل.
• إنشاء معايير المشروع الأولية: تحديد ميزانية المشروع الأولية، وجدوله الزمني، و موارده، و وضع خط أساس للتخطيط و التتبع في المستقبل.

2. التخطيط: بناء خريطة طريق مفصلة

تُشمل مجموعة عملية التخطيط تطوير خريطة طريق شاملة للمشروع، بما في ذلك خطط مفصلة للنطاق، والجدول الزمني، والتكلفة، و الجودة، و الموارد، و الاتصال، و المخاطر، و المشتريات، و مشاركة أصحاب المصلحة. تُشبه هذه المرحلة إنشاء خطة مفصلة للمشروع.

الأنشطة الرئيسية في التخطيط:

• تطوير خطة إدارة المشروع: وثيقة شاملة تُحدد الاستراتيجيات والتكتيكات لإدارة المشروع عبر جميع مجالات المعرفة.
• إنشاء هيكل تفكيك العمل (WBS): تفكيك العمل المنجز للمشروع إلى حزم عمل أصغر، وأسهل في التخطيط، والتتبع، والتنفيذ.
• تحديد الأنشطة: تحديد وتوثيق المهام المحددة التي يجب إنجازها لتحقيق العمل المنجز للمشروع.
• تقدير مُدة الأنشطة: تقدير الوقت المطلوب لإنجاز كل نشاط من أنشطة المشروع.
• تحديد الميزانية: إنشاء ميزانية إجمالية للمشروع، تُشمل جميع التكاليف المُخطط لها.
• تخطيط استجابات المخاطر: وضع استراتيجيات للتخفيف من التهديدات، وتعزيز الفرص، وإدارة المُشكلات.
• تخطيط الاتصالات: تحديد قنوات الاتصال، والعمليات، والتكرار لمشاركة أصحاب المصلحة.
• تخطيط المشتريات: وضع استراتيجيات للاكتساب السلع والخدمات من الموردين الخارجيين.

3. التنفيذ: تنفيذ خطة العمل

تركز مجموعة عملية تنفيذ خطة المشروع، وإدارة و توجيه موارد المشروع، و ضمان إنجاز المهام وفقًا للخطة. وهي المرحلة التي يُصبح فيها المشروع حقيقة، مثل بناء مبنى.

الأنشطة الرئيسية في التنفيذ:

• إدارة فريق المشروع: قيادة وتحفيز الفريق، و حل الصراعات، و التأكد من دعم أعضاء الفريق بشكل مناسب.
• اكتساب الموارد: الحصول على الموارد البشرية، والمعدات، والمواد اللازمة.
• تنفيذ حزم العمل: إنجاز المهام المُحددة في هيكل تفكيك العمل، باستخدام الموارد المُخطط لها.
• التحكم في المخاطر: مراقبة وإدارة المخاطر، وتنفيذ استجابات المخاطر، و ضبط خطط إدارة المخاطر حسب الاقتضاء.
• إدارة الاتصالات: تنفيذ عمليات الاتصال المُخطط لها، وضمان تدفق معلومات أصحاب المصلحة، ومعالجة حواجز الاتصال.

4. المراقبة والتحكم: تتبع التقدم وإجراء التعديلات

تشمل مجموعة عملية المراقبة والتحكم تتبع تقدم المشروع، وقياس الأداء، وتحديد الانحرافات عن الخطة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية للحفاظ على التحكم. تُشبه هذه المرحلة مراقبة تقدم بناء مبنى، وإجراء التعديلات حسب الاقتضاء.

الأنشطة الرئيسية في المراقبة والتحكم:

• مراقبة مخاطر المشروع: تتبع التهديدات والفرص المحتملة، وتقييم احتمالها وتأثيرها، واتخاذ الإجراءات المناسبة.
• التحكم في التغييرات: إدارة التغييرات على خطة المشروع، والتأكد من توثيقها وموافقتها وتنفيذها بشكل فعال.
• إجراء ضمان الجودة: مراقبة جودة العمل، والتأكد من تلبية المعايير المُحددة، واتخاذ الإجراءات التصحيحية لعلاج مشاكل الجودة.
• إدارة الميزانية: مراقبة النفقات، وتحديد و إدارة اختلافات التكلفة، و اتخاذ الإجراءات التصحيحية للبقاء ضمن الميزانية.
• مراقبة اتصالات المشروع: ضمان تدفق معلومات فعال، ومعالجة حواجز الاتصال، وتحسين فعالية الاتصال.

5. الإغلاق: تحديد نهاية المشروع رسميًا

تشمل مجموعة عملية الإغلاق إنهاء المشروع رسميًا، وتوثيق الدروس المستفادة، وتحقيق إغلاق المشروع. تُشير هذه المرحلة إلى إكمال المشروع، وتشبه إنهاء مشروع بناء والحصول على شهادة الاستخدام.

الأنشطة الرئيسية في الإغلاق:

• إنهاء العمل المنجز للمشروع: إكمال جميع حزم العمل، والتأكد من أن العمل المنجز يُلبي المتطلبات والمعايير المُحددة.
• التحقق من النطاق: التأكد من أن نطاق المشروع قد تم إنجازه بالكامل، مع تلبية جميع العمل المنجز للمتطلبات.
• الحصول على قبول المشروع: الحصول رسميًا على قبول العمل المنجز للمشروع من أصحاب المصلحة.
• توثيق الدروس المستفادة: تسجيل المُتعلمات الرئيسية من المشروع، وتحديد الممارسات الناجحة ومجالات التحسين.
• إغلاق العقود: إنهاء جميع العقود المُتعلقة بالمشروع رسميًا، وحل أي مشاكل قائمة.

تُقدم مجموعات العمليات الخمسة إطارًا منظمًا لإدارة المشاريع، وتُوجه فريق المشروع عبر دورة حياته. يساعد فهم هذه المجموعات على ضمان نهج منظم لتسليم المشروع، ودعم الكفاءة، والتعاون، والنتائج الناجحة.

بينما لم تعد PMI تشمل بشكل صريح هذه المجموعات في الاختبارات، فإن مبادئها الأساسية لا تزال مُناسبة لأي مدير مشروع يسعى إلى إتقان فن وعلم إدارة المشاريع.

الخاتمة:

تُقدم مجالات المعرفة العشرة الرئيسية إطارًا قويًا لإدارة المشاريع بفعالية. من خلال فهم وتطبيق هذه المبادئ، يمكن لمديري المشاريع تطوير نهج كامل إلى إدارة المشاريع، ما يُمكنهم من قيادة الفِرَق، وإدارة المخاطر، وتحسين استخدام الموارد، و تسليم نتائج ناجحة.

من المُهم التذكر أن هذه الأطر ليست مُرشدات صارمة، بل هي أدوات قابلة للتكيف للاستخدام مع الخبرة والتقدير وفهم عميق لسياق المشروع. بينما لم تعد PMI تختبر بشكل صريح على عمليات المشروع الخمسة، فإن مبادئها الأساسية لا تزال مُناسبة لأي مدير مشروع يسعى إلى إتقان فن وعلم إدارة المشاريع.

من خلال معرفة واتقان هذه الأطر و صقل مهارات إدارة المشاريع بشكل مستمر، يمكنك النجاح في تسليمات المشروع بثقة، و ضمان نتائج ناجحة لك و لمنظمتك.

تذكر أن إتقان مجالات المعرفة الرئيسية وعمليات المشروع ليست مجرد مسألة اجتياز الامتحان، بل هي حول أن تُصبح مدير مشروع ناجح وأكثر فعالية و صاحب فكر استراتيجي، قادر على قيادة الفِرَق و تحقيق أهداف المشروع بامتياز.

ولكي تتقن هذا الفن وتتعلم الكثيرعن ادارة المشاريع بشكل احترافي تعرف على التفاصيل من هنا